Mit dieser Datenbank werden für TVE-Gremien Besprechungsvorlagen und Niederschriften erstellt sowie elektronische Akten geführt. Die Datenbank erzeugt ihre Aussagekraft erst über Abfragen, und zwar über die Menüfunktionen "Neu" und "Suchen".
Mit "Neu" kann ein Sachverhalt für eine Besprechung (Tagesordnungspunkt), ein Niederschrift oder aber auch ein Vermerk für eine eAkte erfasst werden:
Prozess-Nummer: Bitte hier einfach "neu" eintragen. Die Nummer wird dann vom Administrator eingesetzt.
Organ: TVE-Gremium, das sich mit dem nachfolgenden Sachverhalt befassen soll oder befasst hat oder in dessen Zuständigkeit der Sachverhalt fällt.
Sachverhalt: Sachverhaltsdarstellung -- Dokument: bleibt frei -- Datum: Tagesdatum, bei Niederschriften jedoch der Tag der Besprechung!
Status: "1-zu behandeln P1" bei Besprechungsvorlagen, "3-behandelt" bei Niederschriften, ansonsten nach Situation.
Mit "Suchen" kann erstellt werden:
a) die Besprechungsvorlage für ein TVE-Gremium: Im Feld "Organ" das entsprechende TVE-Gremium auswählen sowie im Feld "Status" die Wahl "1-zu behandeln P1" treffen.
b) die Niederschrift eines TVE-Gremiums von einer Besprechung: Im Feld "Organ" das entsprechende TVE-Gremium auswählen, im Feld "Status" die Wahl "3-behandelt" treffen sowie (wichtig!) im Feld "Datum" das Datum der Besprechung auswählen.
c) eine elektronische Akte zu einem Prozess/einem Thema (z.B. "Sportangebot" oder "Mitgliedsbeiträge") erstellen: Hier bitte in der Menüleiste oben "Prozess-Nummern-Verzeichnis" anklicken, in diesem Verzeichnis den Prozess/das Thema auswählen und abschließend den Link in der letzten Spalte (NICHT die Prozess-Nr. in der ersten Spalte!) anklicken.

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